Doanh nghiệp xuất khẩu và logistics đang đứng trước áp lực chuyển đổi số diện rộng khi các quy định về truy xuất nguồn gốc hàng hóa bằng mã vạch tại Việt Nam chính thức được thắt chặt. Việc không tuân thủ Thông tư 02/2024/TT-BKHCN không chỉ dẫn đến nguy cơ bị xử phạt hành chính mà còn khiến hàng hóa bị từ chối tại các cửa khẩu quốc tế.
Để duy trì chuỗi cung ứng thông suốt, việc nắm vững các tiêu chuẩn quốc tế như GS1 traceability và ứng dụng công nghệ serialization là yêu cầu bắt buộc để tối ưu hóa vận hành cảng bãi và bảo vệ uy tín thương hiệu trên thị trường toàn cầu.
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế sâu rộng, truy xuất nguồn gốc hàng hóa bằng mã vạch không còn là một lựa chọn mang tính khuyến khích mà đã trở thành điều kiện tiên quyết để hàng hóa Việt Nam bước ra thế giới. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực vận tải, cảng bãi và logistics, việc minh bạch dữ liệu qua từng điểm chạm trong chuỗi cung ứng là chìa khóa để nâng cao năng lực cạnh tranh và đáp ứng các rào cản kỹ thuật khắt khe từ thị trường EU, Mỹ hay Nhật Bản.
Xem thêm Hướng dẫn sử dụng máy kiểm kho
Quy định truy xuất nguồn gốc hàng hóa Việt Nam bằng mã vạch theo luật định
Hành lang pháp lý về quản lý sản phẩm, hàng hóa tại Việt Nam đã có những bước tiến lớn với sự ra đời của Thông tư 02/2024/TT-BKHCN, có hiệu lực từ ngày 01/06/2024. Đây là văn bản cốt lõi quy định về việc quản lý truy xuất nguồn gốc, sử dụng mã truy vết sản phẩm và địa điểm trên phạm vi toàn quốc.
Theo đó, hệ thống truy xuất nguồn gốc hàng hóa bằng mã vạch của doanh nghiệp phải đảm bảo tối thiểu 4 nguyên tắc vàng:
- Nguyên tắc “Một bước trước – một bước sau”: Đảm bảo khả năng nhận diện công đoạn sản xuất, kinh doanh trước đó và công đoạn tiếp theo trong quy trình.
- Nguyên tắc “Sẵn có của phần tử dữ liệu chính”: Các dữ liệu trọng yếu như mã lô, thời gian diễn ra sự kiện phải được lưu trữ và cập nhật kịp thời.
- Nguyên tắc “Minh bạch”: Dữ liệu tĩnh về khách hàng, bên cung ứng và điều kiện sản xuất phải đạt yêu cầu công khai.
- Nguyên tắc “Sự tham gia đầy đủ”: Hệ thống cần sự kết nối đồng bộ của tất cả các bên tham gia vào chuỗi giá trị của sản phẩm.
Việc tuân thủ các truy xuất nguồn gốc quy định pháp lý này không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các chế tài xử phạt hành chính (có thể lên tới 100 triệu đồng theo Nghị định 119/2017/NĐ-CP) mà còn là nền tảng để kết nối dữ liệu trực tiếp với Cổng thông tin truy xuất nguồn gốc sản phẩm, hàng hóa quốc gia do Trung tâm Mã số Mã vạch Quốc gia vận hành.
GS1 traceability: Tiêu chuẩn vàng cho hội nhập logistics toàn cầu
Để hệ thống truy xuất nguồn gốc hàng hóa bằng mã vạch hoạt động hiệu quả trên quy mô quốc tế, doanh nghiệp cần áp dụng tiêu chuẩn GS1 traceability. GS1 cung cấp một “ngôn ngữ chung” cho chuỗi cung ứng toàn cầu, cho phép các đối tác ở bất kỳ quốc gia nào cũng có thể đọc hiểu dữ liệu của lô hàng thông qua mã số vạch GTIN (Global Trade Item Number).
Trong quản trị kho bãi và cảng vận, việc sử dụng mã truy vết địa điểm (GLN – Global Location Number) theo tiêu chuẩn GS1 giúp xác định chính xác vị trí của hàng hóa tại từng thời điểm. Điều này cực kỳ quan trọng đối với các doanh nghiệp logistics khi cần quản lý hàng nghìn container hoặc pallet hàng hóa ra vào mỗi ngày. Một hệ thống truy xuất nguồn gốc hàng hóa bằng mã vạch chuẩn GS1 sẽ bao gồm:
- Mã truy vết sản phẩm định danh đơn nhất cho từng loại hàng hóa.
- Mã truy vết địa điểm xác định cơ sở sản xuất, kho chứa hoặc cảng trung chuyển.
- Vật mang dữ liệu (như mã vạch QR, mã Data Matrix hoặc mã vạch 128) để lưu trữ và truyền tải thông tin này dưới dạng máy có thể đọc được.
Barcode truy xuất lô hàng theo yêu cầu nhà mua hàng quốc tế
Các nhà mua hàng quốc tế, đặc biệt là trong ngành thực phẩm và dược phẩm, thường yêu cầu khắt khe về barcode truy xuất lô hàng theo yêu cầu nhà mua hàng quốc tế. Họ không chỉ cần biết hàng hóa đến từ quốc gia nào mà còn yêu cầu chi tiết về số lô (batch number), ngày sản xuất và hạn sử dụng được tích hợp ngay trong mã vạch.
Để đáp ứng yêu cầu này, công nghệ serialization hàng hóa (định danh đơn vị sản phẩm theo số sê-ri) đã trở thành xu hướng tất yếu. Thay vì chỉ quản lý theo loại sản phẩm chung chung, mỗi đơn vị sản phẩm hoặc mỗi kiện hàng sẽ có một mã định danh duy nhất. Điều này cho phép doanh nghiệp theo dõi vòng đời sản phẩm từ lúc rời dây chuyền sản xuất cho đến khi tới tay người tiêu dùng cuối cùng.
Việc triển khai truy xuất nguồn gốc hàng hóa bằng mã vạch ở mức độ serialization giúp tăng cường khả năng chống hàng giả và kiểm soát hiện tượng tràn hàng (gray market). Đối với các doanh nghiệp cảng bãi, việc quét mã serialization giúp việc kiểm đếm và phân loại hàng hóa trở nên chính xác tuyệt đối, giảm thiểu sai sót do yếu tố con người trong quá trình bốc dỡ và vận chuyển.
Cách triển khai hệ thống truy xuất nguồn gốc cho doanh nghiệp logistics và cảng bãi
Việc xây dựng một lộ trình cách triển khai hệ thống truy xuất nguồn gốc cho doanh nghiệp bài bản là rất cần thiết. Dưới đây là các bước chuẩn bị mà các đơn vị logistics và cảng bãi cần lưu ý:
1. Đánh giá hạ tầng và nhu cầu thực tế
Doanh nghiệp cần xác định rõ đối tượng cần truy xuất là gì: đơn vị sản phẩm bán lẻ, pallet vận chuyển hay container hàng hóa. Mỗi đối tượng sẽ yêu cầu một loại mã vạch và vật mang dữ liệu khác nhau. Ví dụ, mã vạch ITF-14 thường được ưu tiên cho các thùng carton hoặc đóng gói công nghiệp, trong khi mã QR hoặc Data Matrix lại linh hoạt hơn cho việc lưu trữ dữ liệu lớn.
2. Thiết lập quy trình số hóa dữ liệu
Mọi sự kiện trong chuỗi cung ứng, từ việc nhập kho, kiểm định chất lượng đến xuất bãi, đều phải được ghi nhận dưới dạng nhật ký điện tử. Thông tin này phải gắn liền với truy xuất nguồn gốc hàng hóa bằng mã vạch để đảm bảo tính nhất quán. Các sự kiện theo dõi trọng yếu cần tuân thủ TCVN 12850:2019 để đảm bảo dữ liệu có thể liên thông giữa các bên.
3. Lựa chọn vật mang dữ liệu phù hợp
Tùy thuộc vào môi trường vận hành (trong kho lạnh, ngoài trời hay môi trường hóa chất), doanh nghiệp cần chọn vật liệu tem nhãn và công nghệ in mã vạch phù hợp. Mã QR biến đổi (dynamic QR) đang được ưa chuộng hơn mã QR tĩnh nhờ khả năng cập nhật thông tin sau khi in và tích hợp các tính năng bảo mật cao. Hệ thống truy xuất nguồn gốc hàng hóa bằng mã vạch sử dụng mã biến đổi cho phép doanh nghiệp định danh thông tin chi tiết từng lần quét, từ địa điểm đến thời gian thực.
4. Kết nối và chia sẻ dữ liệu
Hệ thống của doanh nghiệp không nên là một “ốc đảo” dữ liệu. Theo quy định tại Thông tư 02/2024, các đơn vị được khuyến khích kết nối hệ thống nội bộ với Cổng thông tin quốc gia. Điều này giúp nâng cao uy tín của doanh nghiệp đối với cơ quan quản lý và các đối tác quốc tế.
Blockchain truy xuất nguồn gốc và tương lai của minh bạch chuỗi cung ứng
Trong những năm gần đây, blockchain truy xuất nguồn gốc đã nổi lên như một công nghệ đột phá, giải quyết triệt để vấn đề niềm tin trong chuỗi cung ứng. Khi kết hợp với truy xuất nguồn gốc hàng hóa bằng mã vạch, blockchain tạo ra một sổ cái bất biến, nơi mọi dữ liệu về hành trình của sản phẩm được lưu trữ vĩnh viễn và không thể bị sửa xóa trái phép.
Đối với các đơn vị vận hành cảng bãi, việc ứng dụng blockchain giúp tự động hóa các hợp đồng thông minh (smart contracts), đẩy nhanh quá trình thanh toán và thủ tục hải quan dựa trên dữ liệu truy xuất thực tế. Sự kết hợp giữa mã vạch định danh và công nghệ chuỗi khối đảm bảo rằng mọi thông tin về chất lượng, nguồn gốc và chứng nhận an thực phẩm đều là trung thực và chính xác tuyệt đối.
Quy trình product recall thu hồi sản phẩm hiệu quả dựa trên mã vạch
Một trong những giá trị quan trọng nhất của hệ thống truy xuất nguồn gốc hàng hóa bằng mã vạch chính là khả năng ứng phó khi có sự cố. Khi một lô hàng bị phát hiện không đảm bảo an toàn, quy trình product recall thu hồi sản phẩm cần được kích hoạt ngay lập tức.
Nếu doanh nghiệp đã triển khai tốt việc quản lý theo mã lô và serialization, việc khoanh vùng các sản phẩm lỗi sẽ diễn ra trong vài giây thay vì vài tuần. Thông qua mã vạch, doanh nghiệp có thể:
- Xác định chính xác vị trí của lô hàng trong kho hoặc trên đường vận chuyển.
- Gửi thông báo khẩn cấp đến các đại lý, nhà phân phối đã nhận hàng.
- Yêu cầu báo cáo số lượng tồn kho và thực hiện thu hồi tập trung.
Khả năng thu hồi nhanh chóng không chỉ giảm thiểu thiệt hại về tài chính mà còn bảo vệ sức khỏe người tiêu dùng và giữ gìn danh tiếng dài hạn cho doanh nghiệp.
Việc đầu tư bài bản cho hệ thống truy xuất nguồn gốc hàng hóa bằng mã vạch không đơn thuần là chi phí tuân thủ, mà là một khoản đầu tư chiến lược để doanh nghiệp logistics và cảng bãi khẳng định vị thế trong chuỗi giá trị toàn cầu. Bằng cách áp dụng các tiêu chuẩn GS1 traceability, tận dụng sức mạnh của blockchain và chuẩn bị sẵn sàng cho các kịch bản product recall, doanh nghiệp sẽ tạo dựng được niềm tin vững chắc nơi khách hàng và cơ quan quản lý.
Hãy bắt đầu chuẩn hóa hệ thống truy xuất nguồn gốc của bạn ngay hôm nay để không bị bỏ lại phía sau trong cuộc đua minh bạch hóa toàn cầu.
CÔNG TY CỔ PHẦN TM – DV PHÂN PHỐI HOÀNG BIỂN
- Địa chỉ: 115A Bình Long, Phường Bình Hưng Hòa A, Quận Bình Tân, TP Hồ Chí Minh
- Điện thoại: (028) 355 94 588
- MST: 0314627345 – 001
- Email: support@hoangbien.com
- Website: www.hoangbien.com
