Cách sử dụng máy in mã vạch: Hướng dẫn A–Z cho người mới

Cách sử dụng máy in mã vạch là chủ đề được tìm kiếm nhiều bởi nhân viên kho, kế toán, thu ngân và chủ cửa hàng. Phần lớn người dùng gặp khó khăn do tem in bị lệch, máy không nhận giấy, in mờ hoặc không kết nối được máy tính. Bài viết này giúp bạn nắm toàn bộ thao tác cần thiết để sử dụng máy in mã vạch đúng chuẩn, dễ làm và không cần hiểu sâu kỹ thuật.

Máy in mã vạch hoạt động như thế nào?

Máy in mã vạch sử dụng công nghệ in nhiệt trực tiếp (Direct Thermal) hoặc truyền nhiệt qua ribbon (Thermal Transfer) để tạo mã vạch trên tem.
Cơ chế hoạt động gồm 3 phần chính:

• Đầu in (printhead): tạo nhiệt để in mã
• Giấy in/tem nhãn: tiếp nhận hình ảnh mã vạch
• Cảm biến giấy: nhận diện khoảng cách giữa các tem

Nhờ cơ chế này, mã vạch có thể in nhanh, sắc nét và đọc tốt bằng máy quét.

Các bước chuẩn nhất để sử dụng máy in mã vạch (A–Z)

Giấy in mã vạch là loại giấy có đặc tính phản xạ ánh sáng cao để đầu đọc mã vạch có thể nhận diện được. Giấy in mã vạch có thể có nhiều kích thước và hình dạng khác nhau tùy vào loại máy và loại sản phẩm. Bạn cần chọn giấy in phù hợp với máy và sản phẩm của bạn để đảm bảo chất lượng và độ bền của mã vạch.

Để lắp giấy in vào máy in mã vạch, bạn cần thực hiện các bước sau:

  – Mở nắp máy và đặt cuộn giấy vào khay giấy.

  – Giấy phải được cố định ngay ngắn giữa 2 nẹp giữ giấy mới có thể bắt đầu sử dụng được. Do đó, hãy chắc chắn rằng giấy in mã vạch của bạn đã được kẹp giữa 2 nẹp.

  – Dẫn đầu giấy qua khe hở của nắp máy và kéo ra một đoạn để chuẩn bị in.

  – Đóng nắp máy lại và kiểm tra xem giấy có bị kẹt hay không.

Cách sử dụng máy in mã vạch, cách lắp mực in vào máy

Mực in là chất liệu được sử dụng để tạo ra hình ảnh của mã vạch trên giấy. Mực in có thể là mực kim, mực nhiệt hoặc ribbon (băng mực). Tùy vào loại máy và loại mực mà bạn cần lắp mực in khác nhau. Bạn cần chọn mực in phù hợp với máy và giấy in của bạn để đảm bảo chất lượng và độ bền của mã vạch.

Để lắp mực in vào máy, bạn cần thực hiện các bước sau:

  – Mở nắp máy và đặt cuộn mực in vào khay mực.

  – Cuộn mực in của các sản phẩm máy in mã vạch đa phần được thiết kế ở phía sau hoặc ngay bên dưới máy. Chọn đúng mặt của mực in. Mặt có chất liệu phủ lên trên, mặt không có chất liệu phủ xuống dưới.

  – Dẫn đầu mực qua khe hở của nắp máy và kéo ra một đoạn để chuẩn bị in.

  – Đóng nắp máy lại và kiểm tra xem mực có bị kẹt hay không.

Xem thêm: Tại sao thiết bị Honeywell cho doanh nghiệp B2B là lựa chọn hàng đầu tại Việt Nam?

Cách setup khổ giấy in trong máy in tem nhãn

Khổ giấy in là kích thước của giấy in được sử dụng để in mã vạch. Khổ giấy in có thể là khổ A4, A5, A6, vv hoặc có thể là khổ tùy chỉnh theo nhu cầu của bạn. Bạn cần thiết lập khổ giấy in phù hợp với máy và sản phẩm của bạn để đảm bảo mã vạch được in đầy đủ và không bị lệch hay mờ.

Có nhiều cách để setup khổ giấy in trong máy in mã vạch. Bạn có thể tham khảo các cách setup cơ bản sau:

  – Nhiều dòng máy sẽ có tính năng nhận diện và điều chỉnh giấy. Bạn chỉ cần nhấn nút feed giấy trên máy và máy sẽ tự động nhận diện và điều chỉnh khổ giấy in cho bạn.

  – Nếu máy không có tính năng feed giấy, bạn có thể sử dụng phần mềm đi kèm với máy để thiết lập khổ giấy in. Bạn cần cài đặt phần mềm vào máy tính, kết nối máy tính với máy in, chọn loại giấy và kích thước mong muốn, và lưu lại thiết lập.

  – Nếu bạn không có phần mềm đi kèm với máy, bạn có thể sử dụng các phần mềm thiết kế mã vạch trên internet để thiết lập khổ giấy in. Bạn cần tải xuống phần mềm, chọn loại giấy và kích thước mong muốn, thiết kế mã vạch theo ý thích, và xuất ra file để in.

Cách kết nối thiết bị với máy in mã vạch

Để có thể kết nối, sử dụng máy in với màn hình hiển thị, máy tính thường sẽ có hai cách đó là cài đặt driver cho máy in hoặc thông qua cổng usb. Bạn cần chọn cách kết nối phù hợp với thiết bị và máy của bạn để đảm bảo truyền tải dữ liệu nhanh chóng và chính xác.

Cách kết nối qua cổng usb:

  – Bạn cần chuẩn bị một cáp usb tương thích với cổng usb của máy in và thiết bị của bạn.

  – Bạn cắm cáp usb vào cổng usb của máy in và thiết bị của bạn.

  – Bạn bật nguồn cho máy in và thiết bị của bạn.

  – Bạn chờ cho máy tính nhận diện được máy in và hiển thị thông báo kết nối thành công.

Cách kết nối qua driver:

Đây là cách cần thiết khi bạn muốn kết nối máy in với các thiết bị không có cổng usb hoặc khi bạn muốn tận dụng các tính năng nâng cao của máy in. Bạn cần tải driver tương thích với loại máy in và hệ điều hành của thiết bị kết nối. Sau đó, bạn cài đặt driver theo hướng dẫn và khởi động lại thiết bị. Bạn sẽ thấy máy in được nhận diện và có thể sử dụng được.

Xem thêm: Đầu đọc mã vạch là gì và tại sao bạn nên sử dụng nó?

Một số lưu ý quan trọng về cách sử dụng máy in mã vạch

Khi sử dụng máy in mã vạch, bạn cần lưu ý một số điều sau:

– Chọn đúng loại giấy in thích hợp với loại máy in. Có hai loại giấy in chính là giấy thường và giấy nhiệt. Giấy thường có thể sử dụng được với mọi loại máy in, nhưng giấy nhiệt chỉ sử dụng được với máy in nhiệt. Nếu sử dụng sai loại giấy, bạn có thể làm hỏng đầu in của máy.

– Bảo quản máy in ở nơi thoáng mát, khô ráo và tránh ánh nắng mặt trời chiếu trực tiếp.

– Vệ sinh máy in thường xuyên để duy trì hiệu suất làm việc tốt nhất. Ngoài ra, bạn cũng nên thay giấy in khi hết hoặc khi có dấu hiệu bị rách, nhăn hay bẩn.

– Sử dụng phần mềm in mã vạch chuyên dụng để tạo ra các nhãn mã vạch chất lượng cao và tiết kiệm thời gian.

– Tuân thủ các quy định về in mã vạch của cơ quan quản lý.

Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về cách sử dụng máy in mã vạch. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hay cần tư vấn thêm, hãy liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại 0888570789 hoặc email support@hoangbien.com dưới đây. Hoàng Biển luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn.

CÔNG TY CỔ PHẦN TM - DV PHÂN PHỐI HOÀNG BIỂN

• Địa chỉ: 115A Bình Long, Phường Bình Hưng Hòa A, Quận Bình Tân, TP Hồ Chí Minh
• Điện thoại: (028) 355 94 588
• MST: 0314627345 - 001
• Email: support@hoangbien.com
• Website: www.hoangbien.com