Ứng dụng mã vạch trong quản lý kho: Bạn đã hiểu 100% chưa?

Ứng dụng mã vạch trong quản lý kho là một phần không thể thiếu của các chuỗi cung ứng trong tất cả các doanh nghiệp. Với mỗi sản phẩm được doanh nghiệp bán cho khách hàng thì quản lý kho đảm nhiệm các luồng làm việc rất quan trọng như: Quản lý nhập hàng về kho, quản lý xuất hàng, quản lý quá trình nhận hàng cũng như vận chuyển. Trước đây, tất cả những điều này đều phải thực hiện bằng tay, các thao tác được thực hiện thủ công trên giấy, điều này dẫn đến có rất nhiều hạn chế như: dễ nhầm lẫn, sai sót, tốc độ chậm chạp, khó nhìn nhận được toàn bộ hệ thống tổng thể một cách tức thời.

Chính vì thế, sự ra đời và phát triển của hệ thống quản lý kho (WMS) đã giải quét được những bài toán trên với những hiệu quả khác biệt: tốc độ, chính xác, hiệu quả và nhanh chóng. Có rất nhiều giải pháp WMS được xây dựng, nhưng tất cả đều phải dựa trên công nghệ Auto-ID, đó chính là công nghệ sử dụng mã vạch được dán lên mỗi sản phẩm với sự kết hợp giữa các thành phần như: máy quét mã vạch, phần mềm quản lý, máy in mã vạch,….

Lợi ích của ứng dụng mã vạch trong quản lý kho

Đối với các doanh nghiệp hiện nay, đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất và thương mại, giải quyết bài toán tồn kho là một vấn đề cấp thiết và quan trọng hàng đầu. Quản lý kho không tốt sẽ dẫn đến: số lượng hàng tồn động trong kho, quản lý hàng thủ công, tốn nhiều thời gian và nguồn nhân lực, cập nhật không kịp thời, kiểm soát không hết nếu số lượng hàng quá lớn… Những yếu tố này ảnh hưởng nghiêm trọng tới chiến lược và kế hoạch của công ty.

Vậy làm sao để doanh nghiệp quản lý kho một cách hiệu quả nhất, nắm bắt kịp thời chính xác số lượng hàng hóa với thời gian nhanh nhất, tiết kiệm thời gian và chi phí nhất?

Giải pháp quản lý kho bằng mã vạch với máy đọc mã vạch OPTICON sẽ là câu trả lời tốt nhất cho câu hỏi này bằng những lợi ích to lớn dành cho doanh nghiệp.

Ngày nay, WMS không chỉ là một hệ thống riêng biệt nữa, một trong những giải pháp được xây dựng đó chính là kết hợp WMS vào một hệ thống tổng thể doanh nghiệp. Với các chức năng được xây dựng để kết hợp giữa kho và các bộ phận khác nhằm phát huy tính hệ thống, sự chính xác và ăn ý giữa các bộ phận khác nhau

Kiểm soát hiệu quả hàng hóa

Với số lượng hàng hóa lớn, việc kiểm tra thủ công là một phương pháp tốn nhiều thời gian và dễ sai sót. Bằng việc sử dụng mã vạch và thiết bị kiểm kho di dộng, các hoàng hóa sẽ được quản lý dễ dàng, nắm bắt được số lượng, thông tin sản phẩm nhanh chóng, kiểm soát được các hàng hóa lỗi, hết hạn sử dụng, thông báo kịp thời nếu có sự chênh lệch so với số lượng thực tế.

Giảm lỗi từ người dùng

Việc tích hợp và hỗ trợ chặt chẽ trong hệ thống quản lý nghiệp vụ, giải pháp mã vạch sẽ giảm thiểu các thao tác nhập liệu, hạn chế tối đa nhầm lẫn trong hoạt động nghiệp vụ, từ đó, tất cả các quy trình từ nhập hàng, xuất hàng, kiểm kê kho sẽ hoàn toàn chính xác.

Tiết kiệm chi phí, thời gian

Quản lý tồn kho bằng hệ thống mã vạch là một công cụ tuyệt vời giúp bạn tiết kiệm thời gian. Bằng việc thường xuyên theo dõi số lượng hàng hóa và đặt hàng trên hệ thống, bạn không cần phải tự tổng hợp thông tin của từng hàng hóa, tiết kiệm cho bạn nhiều thời gian quý giá và tránh các sai sót trong kiểm kê, tính toán.

Các chi phí cho các hoạt động quản lý kho và nguồn nhân lực cũng giảm thiểu đáng kể khi các hoạt động này đã trở nên đơn giản với giải pháp mã vạch.

Quản lý kịp thời chuỗi cung ứng

Nắm bắt được hàng hóa trong kho bằng công nghệ mã vạch giúp doanh nghiệp chủ động được chuỗi cung ứng của mình.  Đối với hàng hóa còn tồn động nhiều trong kho hoặc hàng hóa sắp hết, hệ thống sẽ tự động thống báo để người quản lý có những hướng giải quyết thích hợp. Từ đó, doanh nghiệp chủ động được nguồn vốn cũng như đáp ứng kịp thời nhu cầu của  khách hàng.

Quản lý kho trong xưởng dệt

Ngành dệt may là một trong những ngành có lượng hàng hóa trong kho khá lớn. Hơn thế nữa, đặc thù của ngành may là tính đa dạng trong mẫu mã, kích cỡ, chủng loại đơn đặt hàng sản phẩm và thường không lặp lại nên việc quản lý càng khó khăn hơn. Quản lý nguyên liệu dệt may rất đa dạng và phức tạp. Ngoài size, cỡ, màu, doanh nghiệp còn phải quản lý theo các tiêu thức khác như mẫu mã, hoa văn trên sản phẩm, các cách phối màu, độ co dãn của vải, độ dài của sợi bông… Do vậy, hệ thống quản lý phải linh hoạt để đáp ứng được các phân tích về tồn kho phục vụ sản suất cũng như bán hàng.

Giải pháp mã vạch trong quản lý kho

Hệ thống quản lý kho bằng công nghệ mã vạch là một giải pháp toàn diện, thống nhất, đầy đủ các tính năng cho tất cả các quá trình liên quan tới quản lý kho bãi từ nhập hàng tới xuất hàng. Quá trình quản lý hàng hóa sẽ hoàn toàn tự động, giảm thiểu các thao tác thủ công, đảm bảo các quá trình nhập liệu truy xuất thông tin một cách chính xác nhất. Hơn nữa với công nghệ không dây, hệ thống cho phép người dùng truyền tải thông tìn từ máy chủ một cách nhanh chóng và có thể truy xuất thông tin tại bất cứ địa điểm, thời gian nào.

Quy trình dán nhãn mã vạch cho sản phẩm

Mã vạch hỗ trợ quản lý thông tin nguyên vật liệu, sản phẩm nhập và xuất kho theo mã hàng, nhóm hàng, tên hàng, số lượng, trọng lượng…. Việc dán mã vạch cho nguyên vật liệu, sản phẩm giúp cho công tác xuất, nhập và kiểm kho được thực hiện dễ dàng, chính xác và nhanh chóng đồng thời hỗ trợ truy tìm được nguồn gốc khi gặp hàng hóa lỗi…thông qua các mã vạch.

Nhân viên sẽ tiến hành đặt mã cho sản phẩm. Sau đó, sử dụng máy in mã vạch chuyên dụng, tùy thuộc vào sản phẩm để tạo nhãn mã vạch thích hợp. Nhãn này sẽ được dán lên sản phẩm ở công đoạn xuất xưởng để nhập kho thành phẩm hoặc được dán trong giai đoạn sản phẩm đã hoàn thành và đang chờ xuất xưởng.

Đối với ngành dệt may, các nguyên vật liệu và sản phẩm có thể được phân chia theo từng loại như: màu sắc, kích thước, chất liệu… để dể dàng cho việc quản lý. Mỗi loại sẽ có một mã vạch khác nhau.

Quy trình Nhập Kho

Sử dụng máy kiểm kho để thống kê lượng hàng nhập kho. Tất cả các thông tin được nhập vào phần mềm để quản lý, đối chiếu, hỗ trợ truy xuất, sắp xếp đảm bảo hoạt động toàn bộ dây chuyền sản xuất.

Nhân viên nhập kho với sự hỗ trợ của máy quét mã vạch di động của OPTICON lần lượt đọc mã vạch trên lô hàng nhập kho, các thông tin này sẽ được đưa vào máy tính để tạo phiếu nhập kho với các thông tin cần quản lý khác liên quan đến lô hàng. Kể từ lúc này các sản phẩm sẽ được quản lý thông qua mã vạch trên mỗi hàng hóa.

Tương tự cho công tác xuất kho, nhân viên có thể tạo phiếu xuất kho dựa trên phiếu nhập, dùng thiết bị đọc mã vạch để xuất kho. Nhân viên lần lượt đọc mã vạch trên lô hàng xuất bán đồng thời để có thể truy tìm được nguồn gốc sản phẩm sau này, khi xuất kho các thông tin như ngày xuất, xuất cho ai, mã đơn đặt hàng…đều được ghi nhận vào hệ thống. Vì vậy khi xuất kho nhân viên phải đưa các thông số này vào máy tính.

Quy trình kiểm kê kho

Với sự hỗ trợ phần mềm và thiết bị mã số mã vạch, nhân viên nhanh chóng kiểm soát lượng nguyên vật liệu, hàng hóa sẵn có trong kho. Dễ dàng kiểm soát lượng hàng sẵn có trong kho, giúp tiết kiệm chi phí lưu kho, chủ động đặt hàng đảm bảo dây chuyền sản xuất liên tục, không bị gián đoạn.

Công tác kiểm kho sử dụng thiết bị đọc mã vạch di động. Trong quá trình kiểm kho, nhân viên quét tất cả mã vạch của các sản phẩm trong kho sau đó kết nối thiết bị đọc mã vạch này với máy tính để tải dữ liệu về phục vụ cho việc xử lý. Sau khi có được dữ liệu chương trình sẽ kết xuất ra báo cáo về số lượng thực tế trong kho và so sánh với số liệu đang được quản lý trên máy tính đồng thời báo cáo với nhà quản lý và cho phép cập nhật lại số liệu thực này.

Quy trình điều chỉnh hàng tồn kho

Trong quá trình kiểm kê kho hàng, khi có mặt hàng bị lỗi hay quá hạn sử dụng, với thiết bị quét mã vạch di động, nhân viên có thể lập tức ghi nhận vào hệ thống dữ liệu. Từ đó, nhà quản lý có thể nhanh chóng nắm bắt kịp thời các mặt hàng này và điều chỉnh xử lý hay nhập hàng thay thế. Bên cạnh đó, nếu có mặt hàng nào sai sót về thông tin hoặc cần thay đổi (ví dụ như thay đổi giá), người kiểm kho chỉ cần quét mã vạch trên sản phẩm để lấy thông tin về sản phẩm và chỉnh sửa thích hợp.

Quy trình kiểm tra nguồn gốc nguyên vật liệu

Trong trường hợp hàng nhập bị lỗi, xảy ra các vấn đề kỹ thuật…Sử dụng mã số hàng hóa truy vấn vào phần mềm để dễ dàng tìm kiếm thông tin nguồn lô hàng nhập, thời gian nhập, đơn vị cung cấp để đưa ra những phương án giải quyết thích hợp.

Giải pháp kiểm kho của Hoàng Biển 

Hoàng Biển là đơn vị cung cấp máy đọc mã vạch Honeywell – giải pháp kiểm kho số 1 hiện nay. Với nhiều năm kinh nghiệm làm việc liên tục với đối tác nhà máy, doanh lớn Hoàng Biển tự tin tư vấn và cung cấp giải pháp kho vận phù hợp nhất cho khách hàng, đặc biệt với các đối tác siêu thị!

CÔNG TY CỔ PHẦN TM - DV PHÂN PHỐI HOÀNG BIỂN

• Địa chỉ: 115A Bình Long, Phường Bình Hưng Hòa A, Quận Bình Tân, TP Hồ Chí Minh
• Điện thoại: (028) 355 94 588
• MST: 0314627345 - 001
• Email: support@hoangbien.com
• Website: www.hoangbien.com