Cách quản lý kho bằng mã vạch giúp giảm thiệt hại 90%

Quản lý hàng hóa là vấn đề sống còn của mỗi cửa hàng, doanh nghiệp. Việc chuyển từ sổ sách thủ công sang Quản lý kho bằng mã vạch không chỉ là một trong 15 cách quản lý kho hiệu quả mà còn là một bước đột phá chiến lược. Hãy cùng Hoàng Biển tìm hiểu những lợi ích không thể bỏ qua và quy trình thực hiện giải pháp này trong kinh doanh bán lẻ.

Quản lý kho bằng mã vạch là gì?

Quản lý kho bằng mã vạch là giải pháp ứng dụng công nghệ nhận dạng và thu thập dữ liệu tự động. Dữ liệu (mã số hoặc chữ số) được ấn định cho sản phẩm, hàng hóa, thể hiện dưới dạng mã vạch để thiết bị có thể đọc được.

Theo truyền thống, việc ghi chép sổ sách thủ công tốn thời gian, dễ sai sót, và khiến hoạt động của cửa hàng không thể đi vào quy trình. Việc ứng dụng mã vạch trong quản lý kho là rất cần thiết, giúp đơn giản hóa việc quản lý hàng hóa thông qua các con số, ký hiệu dành riêng cho từng mặt hàng.

Công cụ cốt lõi: Để quản lý mã vạch sản phẩm, bạn cần có một phần mềm quản lý kho với giao diện thân thiện, tính năng đồng bộ, đi kèm với các thiết bị đọc mã vạch chuyên biệt.

7 lợi ích quyết định khi quản lý kho bằng mã vạch

Giải pháp quản lý kho bằng mã vạch mang lại những lợi ích định lượng, tác động trực tiếp đến lợi nhuận và hiệu quả vận hành:

1. Chính xác tuyệt đối và giảm thiểu thiệt hại: Hệ thống giúp giảm đến 100% sai sót xuất/Nhập nhầm hàng nhờ tính chính xác của mã vạch. Đặc biệt, việc nắm rõ tồn kho và tuổi hàng tồn kho giúp giảm đến 90% thiệt hại do hàng tồn quá lâu hoặc hàng bị giảm giá.
2. Tối ưu hóa thời gian và chi phí: Giảm đến 50% thời gian thao tác và nhập số liệu tại kho, qua đó giảm chi phí hoạt động của doanh nghiệp và tăng lợi nhuận.
3. Hỗ trợ quyết định kinh doanh: Nắm rõ tồn kho giúp doanh nghiệp ra quyết định nhập hàng/sản xuất mới phù hợp. Mã vạch là công cụ trợ giúp quyết định xuất – nhập, giải phóng hàng tồn kho chỉ trong một cú click chuột.
4. Tăng cạnh tranh và tốc độ nghiệp vụ: Nhờ đáp ứng nhanh yêu cầu của khách hàng, doanh nghiệp tăng tính cạnh tranh trên thị trường. Mã vạch còn xác định chính xác và nhanh chóng mã xếp giá cũng như các mã hiệu khác nhau, tăng tốc độ của nghiệp vụ quản lý.

Xem thêm: Thiết bị kiểm kho Honeywell tốt nhất

Các phương án dán nhãn mã vạch phổ biến giảm 90% thất thoát

Để quản lý kho bằng mã vạch hiệu quả, bạn cần lựa chọn phương án dán nhãn phù hợp với loại hình sản phẩm:

• Phương án 1 (Theo Seri/Đơn nhất): Mỗi sản phẩm có mã vạch khác nhau. Điều này giúp có được thông tin về sản phẩm khi truy tìm nguồn gốc một cách chính xác đến từng đơn vị sản phẩm. Tuy nhiên, nó làm tăng đáng kể số lượng mã cần quản lý.
• Phương án 2 (Theo Lô/Loại): Sản phẩm cùng loại trong một lô hàng sẽ có mã vạch giống nhau. Phương án này đơn giản hơn nhưng khó phân biệt được sản phẩm đã được phân phối cho khách hàng nào nếu xuất cùng một lô cho nhiều khách.

Giải pháp Honeywell: Phần mềm quản lý kho Honeywell nắm bắt được khó khăn đó và cho phép quản lý linh hoạt, theo dõi cả theo serial đối với các sản phẩm đặc thù (như hàng điện tử có mã IMEI) và theo lô đối với các sản phẩm thông thường.

Xem thêm: 5+ lí do nên đăng ký mã vạch cho sản phẩm

Quy trình 3 bước quản lý kho bằng mã vạch hiệu quả

Quy trình nhập, xuất và kiểm kho truyền thống đã được thay thế hoàn toàn bởi Quản lý kho bằng mã vạch và thiết bị đọc mã:

1. Quy trình nhập kho

Nhân viên nhập kho sử dụng máy quét mã vạch lần lượt đọc mã trên lô hàng nhập. Các thông tin này sẽ được đưa vào phần mềm để tạo phiếu nhập kho với các thông tin cần quản lý khác liên quan đến lô hàng. Kể từ lúc này, các sản phẩm sẽ được quản lý thông qua mã trên mã vạch.

2. Quy trình xuất kho

Tương tự, nhân viên tạo phiếu xuất kho dựa trên phiếu nhập và dùng thiết bị đọc mã vạch để xuất. Nhân viên lần lượt đọc mã vạch trên lô hàng xuất bán, đồng thời ghi nhận các thông tin như ngày xuất, xuất cho ai, mã đơn đặt hàng vào hệ thống để có thể truy tìm được nguồn gốc sản phẩm sau này.

3. Quy trình kiểm kho (Đột phá)

Khi sử dụng phần mềm và áp dụng kiểm kê kho bằng mã vạch, máy kiểm kho như máy kiểm kho Honeywell CK65, máy kiểm kho Honeywell ScanPal EDA40, Máy tính di động CK62 Honeywell công tác kiểm kho sẽ trở nên nhanh chóng, thuận tiện, chính xác cao.

• Nhân viên quét tất cả mã vạch của các sản phẩm trong kho.
• Dữ liệu được tải về máy tính.
• Chương trình sẽ kết xuất ra báo cáo về số lượng thực tế trong kho và so sánh với số liệu đang được quản lý trên máy tính, đồng thời cho phép cập nhật lại số liệu thực này.

Giải pháp toàn diện tại Hoàng Biển

Việc ứng dụng Quản lý kho bằng mã vạch mang đến sự đột phá trong việc mua và bán, giúp chủ shop quản lý doanh số tốt hơn và ra quyết định chỉ trong một cú click chuột.

Hoàng Biển cung cấp trọn bộ giải pháp Quản lý kho bằng mã vạch:

• Phần mềm: Cung cấp phần mềm quản lý kho Honeywell.
• Thiết bị: Cung cấp máy in mã vạch (để tự tạo mã cho sản phẩm) và máy quét mã vạch chuyên dụng Honeywell chính hãng, giúp giảm các thao tác nhập số liệu và hạn chế tối đa nhầm lẫn.

Hãy áp dụng phương pháp Quản lý kho bằng mã vạch cho cửa hàng của mình và kiểm tra hiệu quả ngay nhé!