Quy trình kiểm kê kho đóng vai trò quan trọng như thế nào đến doanh nghiệp?

Công việc quản lý kho hàng cho doanh nghiệp bao gồm luôn cả kiểm kê hàng tồn kho. Để thực hiện được công việc này, đòi hỏi bạn phải có kinh nghiệm và nắm rõ quy trình kiểm kê kho chi tiết nhất. Do đó, Hoàng Biển sẽ giúp bạn hiểu rõ quy trình và tầm quan trọng của công việc trên qua bài viết dưới đây.

Tại sao cần kiểm kê kho?

Hiện nay, hầu như các doanh nghiệp đều phải nhập khối lượng hàng hóa lớn để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh. Việc nhập kho quá nhiều dẫn đến tình trạng tồn kho và lãng phí vốn đầu tư. Chính vì vậy, cần phải có quy trình kiểm kê kho để người quản lý nắm rõ thông tin và đưa ra hướng đi tốt nhất cho doanh nghiệp. Từ đó, giúp phía doanh nghiệp không bị lỗ vốn nặng nề.

Ngoài ra, khi kiểm kê kho cho bạn biết những loại hàng hóa nào bị hỏng hóc và không sử dụng được. Điều này sẽ tránh đi tình trạng làm mất giá trị thương hiệu cho doanh nghiệp. Hơn nữa, quy trình kiểm kê hàng hóa giúp doanh nghiệp tiết kiệm khoản chi phí lớn trong việc bảo quản sản phẩm.

Chuẩn bị gì trước khi kiểm kê kho

Việc kiểm kê kho không hề quá khó nhưng nó bao gồm nhiều giai đoạn khác nhau. Nếu bạn là người chưa có kinh nghiệm, thì hãy tham khảo các bước chuẩn bị dưới đây. Từ đó, nó sẽ giúp bạn thực hiện kiểm tra kho dễ dàng hơn. Cụ thể những bước cần chuẩn bị gồm: 

• Hãy thông báo các bộ phận liên quan để họ có sự chuẩn bị tốt nhất. Ngoài ra, để tránh sai sót, bạn nên thông báo đến cả đối tác của doanh nghiệp. Việc này sẽ giúp hạn chế tình trạng nhập thêm hàng mới về kho.
• Có sự phân công rõ ràng trong từng khâu kiểm kê. Thông thường, người phụ trách chính tại doanh nghiệp là thủ kho và kế toán. Trong vài tình huống đặc biệt, người quản lý sẽ trực tiếp làm việc này.
• Lên kế hoạch cụ thể từng ngày cho việc kiểm kho tại các khu vực riêng biệt. Phân loại mã hàng nào cần ưu tiên trước, thời gian để thực hiện kiểm kê là bao lâu…

Thực hiện quy trình kiểm kê kho

Sau khi đã chuẩn bị xong, tiếp đến quy trình kiểm kê kho sẽ trở nên đơn giản hơn nhiều. Với kinh nghiệm lâu năm trên thương trường, Hoàng Biển sẽ mách cho bạn biết 4 bước để thực hiện quy trình kiểm kê hàng hóa như sau:

Bước 1: Có kế hoạch chi tiết

Trước tiên, bạn cần có kế hoạch và sự phân công việc rõ ràng đến những người chịu trách nhiệm liên quan. Đó là những người như kế toán, quản lý và thủ kho. Ba người này sẽ nắm chính trong quy trình kiểm kê kho. Sau đó là cần bản kiểm kê có đầy đủ danh mục, bao gồm: khu vực, tên hàng, mã hàng, số lượng thực tế và báo cáo, ghi chú của các bộ phận kiểm đếm.

Bước 2: Thực hiện kiểm đếm

Thực hiện nhiệm vụ kiểm đếm theo sự phân công của quản lý. Những người chịu trách nhiệm phải so sánh số lượng hàng thực tế với báo cáo ghi trong sổ sách. Hơn nữa, còn phải cập nhật các hàng hóa sắp hết hạn. Hoặc hư hỏng để thông báo lại cho quản lý. 

Nếu nhân lực bên doanh nghiệp dư người, hãy điều 2 người đến cùng một khu vực để việc kiểm kê và ghi số liệu có tính chính xác nhất.

Xem thêm: Thắc mắc: “Check mã vạch sản phẩm có đúng không?”

Bước 3: Thông báo kết quả kiểm kê

Sau khi đã tiến hành so sánh kết quả kiểm kê thực tế với báo cáo được ghi trong sổ sách. Nếu bạn thấy sự chênh lệch quá lớn thì cần thông báo ngay với quản lý. Họ sẽ điều chỉnh lại số lượng sổ sách theo đúng thực tế được trình bày.

Bước 4: Lý giải nguyên nhân gây ra sự chênh lệch

Cuối cùng trong quy trình kiểm kê kho, đó là khi kiểm kê hàng hóa bị sai lệch quá nhiều. Đây sẽ là lúc người quản lý tiến hành tìm hiểu nguyên nhân và cải thiện lại quy trình làm việc. Nếu phát hiện có người gian lận trong lúc làm việc, quản lý phải có biện pháp khắc phục kịp thời.

Mặc dù với 4 bước đơn giản trên đã thực hiện xong kiểm kê kho, nhưng để đẩy nhanh tiến độ hơn. Hoàng Biển gợi ý cho bạn nên sắm thêm sản phẩm hỗ trợ kiểm kê kho. Với các thiết bị này sẽ giúp công việc tiến hành chính xác, nhanh chóng hơn rất nhiều. 

Xử lý sau khi hoàn thành quy trình kiểm kê kho

Khi tiến hành xong kiểm kho bạn nên lập bản kiểm kê chi tiết gửi đến quản lý. Từ đây, họ sẽ nắm rõ thông tin và số lượng hàng hóa được nhập trong thời gian qua. Những sản phẩm hư hỏng sẽ bị loại bỏ, còn mặt hàng bị thiếu sẽ được nhập thêm. Thông qua việc này, doanh nghiệp sẽ tăng lợi nhuận và có cải tiến trong việc bảo quản hàng hóa.

Các phương án kiểm kê kho thông dụng

Tại mỗi doanh nghiệp đều có những phương án kiểm kê khác nhau. Chính điều đó đã tạo ra sự khác biệt về năng suất cũng như lợi nhuận của các doanh nghiệp. Tuy nhiên, người ta lựa chọn 2 quy trình thông dụng dưới đây:

• Kiểm kê hàng hóa thường xuyên

Phương án này sẽ được áp dụng khi giá trị hàng hóa tồn kho nhiều và có mức giá cao. Với cách làm này sẽ giúp doanh nghiệp xác định được lượng hàng hóa chính xác và theo dõi liên tục. Hạn chế lượng hàng tồn kho và sai lệch lớn về số lượng. 

• Kiểm kê hàng hóa định kỳ

Phương án thứ hai thường được doanh nghiệp áp dụng nhiều hơn. Nó đã được xây dựng một quy trình cụ thể để hoạt động nguyên năm. Cách làm này sẽ ít tốn thời gian hơn so với kiểm kê thường xuyên, nhưng thường sẽ có nhiều sai lệch. Vì thế, cần phải kiểm kê cẩn thận hơn.

Qua bài viết trên đây, bạn có thể thấy quy trình kiểm kê kho thật sự quan trọng với doanh nghiệp. Đây là hoạt động thường niên để giúp doanh nghiệp tổng kết lại tình hình kinh doanh. Bởi lẽ đó, cần phải có những thiết bị trợ giúp nhằm tiến hành kiểm kê mang tính chính xác nhất. 

CÔNG TY CỔ PHẦN TM - DV PHÂN PHỐI HOÀNG BIỂN

• Địa chỉ: 115A Bình Long, Phường Bình Hưng Hòa A, Quận Bình Tân, TP Hồ Chí Minh
• Điện thoại: (028) 355 94 588
• MST: 0314627345 - 001
• Email: support@hoangbien.com
• Website: www.hoangbien.com